1. Was lagern Sie in Ihrem Logistik-Center in München?
a) Im Werbemittellager: Drucksachen, Informationsmaterialien, Werbeartikel, POS-Material, kleine Messestände und Demoartikel, Displays, Merchandising-Ware aber auch: Fertigware für Aktionen/Kampagnen.
b) Im E-Commerce-Bereich: Fertigware, Verkaufsware für große und kleine eCommerce-Shops
2. Wieviel Kapazitäten haben Sie hier zur Verfügung?
Auf einer Lagerfläche von insgesamt 4.700 Quadratmetern mit 7.000 Palettenstellplätzen lagern, verwalten und versenden wir Ihre Werbemittel und Verkaufswaren. Unser Werbemittellager (an 2 Standorten) verfügt neben Hochregal-, Fachboden- und Durchlaufregalplätzen selbstverständlich auch über abtrennbare Sicherheitsbereiche und weiträumige Kommissionierflächen.
3. Worin bestehen genau Ihre Dienstleistungen? Welche Fulfillment-Leistungen bieten Sie an?
Bei C4 dreht sich alles rund um Werbeartikel und Drucksachen – und zwar angefangen beim Einkauf (Sourcing) bis hin zum Versand bzw. Vertrieb der Artikel. Dabei steht bei C4 auf der einen Seite der Wertschöpfungskette (Supply Chain) der Bereich „Promotion“ – sprich die Beschaffung von Giveaways, POS-Materialien, Merchandisingartikeln und hochwertigen Kundengeschenken. Auf der anderen Seite befindet sich der Bereich „Logistik“ – Lagerung, Konfektionierung und weltweiter Versand von Werbeartikeln, Drucksachen, Mustern, Faltstände und vieles mehr. Die ganze Kette (Beschaffung bis Versand) wird durchgängig von der C4-eigenen Business Plattform HyBizz! begleitet und ist daher web-controlled von A bis Z: Ein großer Mehrwert für den Kunden, da er so vollkommene Transparenz und Kontrolle über alle Wertschöpfungsaktivitäten erhält…
Unseren Fulfillment-Kunden bieten wir Webshop-Betreuung im Full-Service: Nach dem Baukastenprinzip bieten wir unseren Kunden neben der Kernleistungen wie Lagerung, Kommissionierungen und Versand, außerdem diverse Fulfillmentleistungen an, wie Buchhaltung, Zahlungsabwicklung, Endkunden-Callcenter uvm … Siehe: Fulfillment mit Company 4
4. Wie sieht bei Ihnen die Kundenbetreuung aus?
Unser Care Center ist weit mehr als „nur“ ein Call Center. Mit einem freundlichen, kompetenten und zuverlässigen Team sorgen wir für die exakte Umsetzung Ihrer Wünsche. Wir sind für Sie da, auch und gerade wenn mal etwas „knirscht“.
Unsere Kunden bekommen einen Dedicated Account Manager an die Hand. Das bedeutet für Sie: keine Anonymität und professionelle Betreuung!
Im Rahmen regelmäßiger „Continuous Improvement Meetings“ setzen wir uns mit unseren Kunden zusammen und besprechen proaktiv wie Dienstleistungen und Prozesse fortlaufend an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.
5. Wie ist der Versand geregelt? Mit welchem Paketdienstleister/Spedition arbeiten Sie zusammen?
Unsere Partner sind: DHL, DHL Express, Dachser (Palettenversand), DSV (Luftfracht), Go Kurier, Trans-o-Flex.
Standardlieferzeit DHL (Inland): 1-3 Werktage, inkl. möglicher Samstags-Zustellung.
DHLA Abenddienst 18-20: Lieferung an einem Tag Ihrer Wahl zwischen 18 Uhr und 20 Uhr. Am nächsten Werktag bei Bestelleingang Mo-Do bis 14 Uhr, Freitag bis 12 Uhr – innerhalb DE
DHLI International: Lieferung innerhalb der Standardlaufzeit je Land (fragen Sie uns nach den Standardlieferzeiten im Ausland)
DHLW Wunschtag: Lieferung ganztags an einem Tag Ihrer Wahl. Achtung: Auftrag muss mindestens zwei Tage vor Wunschtag Termin in Auftrag gegeben werden.
Mit der „DHL Außendienstversorgung“ optimieren Sie den Zeiteinsatz Ihrer Mitarbeiter und die Qualität Ihrer Außendienstbelieferung durch die optionale Nutzung eines flächendeckenden Netzes mit ca. 2.650 Packstationen (neben dem Versand an normale Postadressen und/oder der Abgabe beim Nachbarn).
DHL Express: Wir könnten 4 verschiedene Zustelloptionen anbieten.
• Zustellung vor 09:00 Uhr
• Zustellung vor 10:00 Uhr
• Zustellung vor 12:00 Uhr
• beliebige Uhrzeit am gewählten Lieferdatum
Abholung: Abholung der Ware im Logistik Center der C4 (auch taggleich) möglich, Bestelleingang muss Mo-Do bis 14 Uhr erfolgen, Freitag bis 12 Uhr. Abholmöglichkeit Mo-Do bis 17 Uhr möglich, Freitag bis 15 Uhr
Kurier: Versand kurzfristig möglich. Bearbeitungszeitfenster 1 Stunde. Spätester Auftragseingang Mo-Do 15 Uhr, Freitag 13 Uhr. Go Kurier sichert ein maximales Auslieferfenster von zwei Stunden zu.
6. Können Sie einen schlüsselfertigen aber individuell anpassbaren Webshop zur Auftragsverarbeitung bereitstellen?
Selbstverständlich. Zur Auftragsvergabe stellen wir unseren Kunden einen geschützten, individuell konfigurierten Zugang zu einem eigenen Online-Shop zur Verfügung. Dieser Shop ist integriert in unsere Business-Plattform HyBizz! Damit ermöglichen wir Ihnen laufende Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsvorgänge.
Als Standard-Features speziell für die besonderen Bedürfnisse von Außendienst, Niederlassungen, Filialen und Shops bieten wir u.a. an: Budgetierungsfunktion, Höchstmengenbegrenzungen, Mindestbestandsmonitoring, Linienversand und Quartalszustellungen und vieles mehr.
Das individuell anpassbare Rollen- und Rechtesystem sichert wer, was sehen und tun darf.
So können Sie z.B. individuell regeln, welcher Mitarbeiter ein Wahl zwischen den verschiedenen Versandarten (also auch Express- und Kuriersendungen) haben darf und welcher nicht. Wir können Budgets und verfügbare Mengen individuell zuteilen und ein individuelles Reporting zusichern (z.B. bestimmte Statistiken nur an bestimmte Mitarbeiter).
Allen Mitarbeitern steht selbstverständlich die Funktion Track&Trace (Sendungsverfolgung) zur Verfügung.
Probieren Sie HyBizz! aus und sehen Sie sich unseren Probeaccount an (auf der Seite www.hybizz.de auf den Probeaccount klicken und Zugangsdaten anfragen über „neu registrieren“ oder mit einer kurzen Mail an c4.info(at)company4.de).
7. Können Sie eine Anbindung an ein bestehendes CRM-System gewährleisten?
Bei HyBizz! handelt sich um eine systemunabhängige und komplett eigenprogrammierte Plattform. Das macht es uns möglich, an jeder Stelle in die Prozesse und Funktionen des Shops einzugreifen und diese kundenindividuell anzupassen. Angefangen bei Ihrem Design und der Anbindung per Schnittstelle an Ihr CMS, ERP-System oder an Ihren Shop bis hin zur Anpassung oder vollständigen Eigenprogrammierung diverser Zusatztools und Features.
Unsere Systeme basieren auf MS SQL Server und Microsoft Office 2010 Produkten, vor allem MS Access. User frontends werden mit PHP und HTML5 programmiert, alles gespeichert auf unserem eigenen MS Internet Information Server.
8. Können Sie jederzeit Informationen zu Bewegungs- und Abrechnungsdaten sicherstellen?
Selbstverständlich. Standardmäßig steht Ihnen eine Versandstatistik (nach Artikelnummer und Zeitraum) sowie eine Analyse der Bestandsveränderungen (in einem definierbaren Zeitraum) und eine Analyse nach Mitarbeitern/Kontingenten zur Verfügung. Alle Statistiken stehen nur bestimmten Mitarbeitern in Real-Time (also anhand aktueller Daten) zum Download zur Verfügung.
Es können diverse weitere Statistiken hinzugebucht (z.B. zu Quarantäneartikeln, Freigabeprozessen, Umschlagsrate – Schnell-/Langsamdreher etc.) oder eigens für Sie angefertigt werden.
9. Wie funktioniert der Wareneingang?
C4 unterzieht jede Anlieferung einer Wareneingangsprüfung. Diese umfasst: Prüfung auf Identität, Beschädigung und Menge, sowie Prüfung auf Bestellausstände im System. Des Weiteren erhebt C4 die für Lagerung und Versand erforderlichen Daten im System (wie Gewicht, Abmessungen, Bündelung, Anzahl, Artikelnummer usw.) und übermittelt gleichzeitig eine Wareneingangsmeldung an den Kunden. Zum Wareneingang gehört standardmäßig auch ein Foto des Produktes.
Stellplätze werden nur sortenrein belegt, d.h. 1 Artikel (-nummer) pro Stellplatz.
In Fällen von Anlieferungen ohne Bestellausstand oder anderweitig ungeklärten Anlieferungen lagert C4 die Waren zunächst auf Quarantäne-Stellplätzen ein und führt eine Recherche durch.
10. Wie sehen Ihre Anlieferbedingungen aus? Muss Ware avisiert werden?
Ja, Anlieferungen, die nicht den Anlieferbedingungen entsprechen, werden von C4 umgepackt, ausgezeichnet bzw. gebündelt. Angelieferte Einwegpaletten werden umgepackt und entsorgt. Bei Bedarf wird C4 einen Ersatzlieferschein erstellen.
Palettenanlieferungen ab fünf Paletten müssen mindestens 24 Stunden vorher per Telefon, Tele¬fax oder E-Mail im Care-Center avisiert werden.
11. Was passiert bei einer Retoure?
C4 nimmt Warenrücksendungen und Retouren (z.B. von Veranstaltungen) an, packt diese aus, zählt diese, lagert sie wieder ein und erfasst sie im System. Ist der Artikel zwischenzeitlich aus dem Artikelstamm gelöscht worden, so wird C4 ihn entsorgen.
Bei bestimmten Artikeln/Kunden können bestimmte Sonder-Prozessschritte notwendig oder erwünscht sein, wie etwa eine Kontrolle auf Warenwert oder Funktion, eine Neu-Umverpackung, Reinigung etc.. Gerne passen wir unsere Prozesse an Ihre Bedürfnisse an.
Sehen Sie sich hierzu auch unser „Verleih-Tool“ an.
12. Organisiert C4 auch Abholungen?
Selbstverständlich. C4 kümmert sich standardmäßig um Abholung zum Beispiel von Messen oder Veranstaltungen. C4 kümmert sich um alle dafür erforderlichen Koordinierungen (z.B. Terminabsprachen, Lieferankündigungen, etc.).
Alternativ können wir Ihnen Retourenlabel zur Verfügung stellen.
C4 wird vorgegebene Fristen im Falle von Terminversänden kontrollieren. Bei knappen Terminvorgaben wird C4 nach Beauftragung durch WEFRA den Versand per Express oder Kurier veranlassen und alle dafür erforderlichen Koordinierungen (z.B. Terminabsprachen, Lieferankündigungen, etc.) durchführen.
Sehen Sie sich hierzu auch unser „Verleih-Tool“ an.
13. Wie funktionieren Vernichtungen?
Unser Standard-Prozedere: 1. Der Kunde schickt den Auftrag zur Vernichtung per Mail oder über die HyBizz! an C4. 2. Der Vernichtungsauftrag wird ins C4 System hochgeladen (falls nicht direkt eingegeben) 3. Dieser wird automatisch an das Lager weiter geleitet und ein (noch nicht ausgefülltes) Vernichtungsprotokoll dort automatisiert ausgedruckt. 3. Die Vernichtung wird durch die Mitarbeiter im Lager ausgeführt (4-Augen-Prinzip) und das Protokoll entsprechend ausgefüllt sowie ans C4 Care Center übersandt. 4. Das Protokoll wird durch das C4 Care Center (optional: digital) archiviert. 5. Optional: Ein Vernichtungszertifikat kann durch unseren Partner „Amer“ übermittelt werden.
14. Hin und wieder gibt es Produkte die gesperrt werden müssen. Wie funktioniert das Quarantänemanagement (Stichwort „Rote Hand“) bei C4?
Jeder Artikel kann in der HyBizz! durch autorisierte Personen geblockt werden. Er erhält dann ein Sperrkennzeichen und kann nicht mehr bestellt werden. Alternativ kann der Artikel auch „unsichtbar“ gemacht werden.
Zusätzlich kann in der HyBizz! auch ein automatisierter Freigabeprozesse eingebaut werden. Artikel deren Freigabezeiträume ausgelaufen sind, werden dann automatisch geblockt. Der Artikelherausgeber wird vorher per Mail über die bevorstehende Sperrung informiert und kann den Freigabezeitraum rechtzeitig erweitern.
15. Wie funktionieren bei Ihnen Sonderkonfektionierungen und Linienversände?
Sonderkonfektionierungen sind „unser täglich Brot“, ganz egal ob es sich z.B. um die Konfektionierung von Informationsschreiben in Mappen, Broschüren in Taschen oder Werbeartikeln in speziell angefertigten Geschenkboxen handelt … Für die Bearbeitung stehen uns umfangreiche Serviceflächen zur Verfügung.
Das Gleiche gilt für Linienversände (bzw. Quartals- oder Zyklusversände – je nachdem wie Ihre Firma sie nennt). Diese Push-Orders mit ein und derselben Paketzusammenstellung an einen großen Verteiler können ebenfalls über die HyBizz! eingesteuert werden.
16. Was passiert bei einer Inventur bei C4?
Wir führen eine laufende als auch eine Stichtagsinventur für unsere Kunden durch:
1. Zunächst wird eine Inventurliste aus dem System generiert (mit Artikelstandort, Artikelnummer und Artikelbeschreibung – jedoch OHNE Artikelanzahl). 2. Der tatsächliche Bestand pro Artikel wird gezählt (manuell und mit Zählwaagen). Die gezählte Menge wird auf der Inventurliste vermerkt. 3. Die Liste wird den Care Center Mitarbeitern übergeben. 4. Sollten Diskrepanzen zwischen gezähltem und im System hinterlegtem Bestand auftauchen, so wird der entspr. Artikel erneut gezählt, solange bis a) die erneut gezählte Menge mit der Menge im Bestand übereinstimmt, b) die erneut gezählte Menge mit einer der zuvor gezählten Mengen übereinstimmt. 5. Unsere Care Center Mitarbeiter passen das System an. 6. Das Inventurprotokoll wird dem Kunden übergeben.
17. Was passiert beim Warenbestellprozess?
Versandaufträge erfolgen grundsätzlich online über die HyBizz!, in Einzelfällen schriftlich per e-Mail oder Fax zur manuellen Eingabe seitens der C4.
Nach dem der User eine Bestellung platziert hat, wird diese im Care Center freigegeben (und evtl angepasst – z.B. Umstellung auf eine sinnvollere Versandart bei Termindruck etc.) und danach automatisiert an das Werbemittellager durchgeroutet. Das System erstellt dort, entsprechend den via HyBizz! übermittelten Aufträgen, Lieferscheine. C4 lagert Werbemittel laut Lieferscheine aus, kommissioniert, verpackt diese und liefert sie an den Paketdienst auf. Dabei werden die von den Paketdiensten benötigten Versandlisten und Versandetiketten mit Barcode zur Paketverfolgung erstellt und es erfolgt die online-Übertragung der Versanddaten an den Paketdienst. Die Kommissionierungen werden durch eine routinemäßige Gewichtsüberprüfung der Versandeinheiten kontrolliert.
C4 kontrolliert dabei vorgegebene Fristen im Falle von Terminversänden. Bei knappen Terminvorgaben veranlasst C4 nach Beauftragung durch den Kunden den Versand per Express oder Kurier und alle dafür erforderlichen Koordinierungen (z.B. Terminabsprachen, Lieferankündigungen, etc.).
Im Falle unzustellbarer Sendungen führt C4 eine Adress-Recherche durch und sorgt selbständig für einen Nachversand.
Die Standardverpackungen sind drei verschiedene Kartons (K1, K2 und K3) sowie eine Versandtasche (BK2) inkl. Füllmaterial, Umreifung und Versandetikett. Bei Bedarf kommt eine „Oversize“- oder eine Sonder-Verpackung inkl. Füllmaterial, Umreifung und Versandetikett zum Einsatz. Bei Bedarf werden Palettenversände durchgeführt, indem die entsprechenden Artikel ausgelagert, auf Europalette gestapelt und gesichert werden sowie die Palette zum Versand aufgeliefert wird.
Optional können zu dem Paket personalisierte Schreiben (z.B. Anschreiben oder Rechnungen) ausgedruckt und den Sendungen beilgelegt werden.
Dem Besteller werden automatisierte Bestellbestätigungen zugeschickt. (Diese Funktion kann im Userprofil abgestellt werden.) Der Besteller bekommt im Anschluss außerdem einen Trackinglink direkt vom Paketdienstleister (DHL) zugesandt.
Im Standard-Versand werden Aufträge, die bis 14:00 Uhr (Mo-Do) bzw. bis 12:00 Uhr (Fr) dem System der C4 zur Verfügung stehen, spätestens am folgenden Werktag aufgeliefert. Wenn möglich erfolgt jedoch die Übergabe an den Paketdienst noch am gleichen Tag. Für Linienversände gilt eine Vorlaufzeit von bis zu 8 Arbeitstagen.
18. Arbeiten Sie mit KPIs / Qualitätsschlüsselkennzahlen? Wenn ja welche?
Wir haben uns zu folgenden KPIs und SLAs verpflichtet. Diese können jedoch mit kundenindividuellen Schlüsselkennzahlen ergänzt werden.
a) Wareneingang: SLA = Bearbeitungszeit innerhalb 24 hrs; KPI = 99%
b) Warenausgang und Reklamationsmanagement
SLA = Lieferbeschaffenheit (richtiges Produkt, richtige Menge) = 99% korrekt
SLA = Termintreue (richtiger Zeitpunkt) = 99% on-time
SLA = Reklamationen = 99% ohne Reklamation
c) Lagerung: SLA = Mengenmäßige Diskrepanzen bei Inventur = 99% korrekt
19. Wie läuft normalerweise die Implementierung ab?
Bei größeren Implementierungen sind das Wichtigste kontinuierliche Implementierungsmeetings mit einem dedizierten Team auf beiden Seiten: Beim Kunden und bei C4. In einem ersten Schritt bekommen Sie außerdem verschiedene Dokumente von uns: Zeitplan mit Milestones, ein Kommunikations- und Verantwortlichkeitsschemata je Implementierungsschritt, Prozessdiagramme, falls für den Kunden größere Prozesse angepasst werden müssen.
Bevor bei uns eingelagert werden kann, setzen wir Ihren Account in der HyBizz! immer vollständig auf – mit allen Informationen bzgl. den zu erwartenden Artikeln und allen User-Informationen und -Strukturen. Um eine möglichst rasche und professionelle Ersteinlagerung zu gewährleisten, sollten Ihre Artikel mit allen notwendigen Informationen (vor allem mit der Artikelnummer) gekennzeichnet sein. Im besten Fall: Ein Lieferschein/Palettenzettel je Palette.
20. Exportieren Sie auch Ware in Drittländer?
Falls Sie Ihre Materialien auch weltweit exportieren wollen, so sind wir der richtige Partner. Seit über 10 Jahren exportieren wir Werbeartikel jeglicher Art weltweit. Das ist eine besonders knifflige Aufgabe, das es sich hier nie um eine homogene Produktpalette handelt (wie höchstwahrscheinlich bei Ihrer Verkaufsware der Fall) und auch die Destinationen ständig variieren. Mit C4 haben Sie an dieser Stelle einen professionellen Partner.
C4 übernimmt im Falle des Exports die erforderlichen Zollformalitäten. Dazu werden für jeden Artikel, der zum Export in solche Länder vorgesehen ist, eine Ursprungsinformation im System hinterlegt.
C4 fordert dafür optional auch die Ursprungserklärungen (Präferenzermittlung) und Zolldeklarationsnummern der Lieferanten an.
C4 erstellt die erforderlichen Ausfuhrdokumente (Ausfuhranmeldung, Intrastatmeldung etc.) und beachtet eventuelle Einfuhrbeschränkungen. Standard-Frankatur ist „DAP” (Delivered at place) entsprechend INCOTERMS 2010. Sofern keine Handelsrechnung erstellt wurde, erstellt C4 bei Bedarf eine Rechnung für Zollzwecke.
21. Können Sie auch Gefahrgut lagern und versenden?
Werbeartikel wie Gasfeuerzeuge oder Powerbanks (Lithium-Ionen) können Gefahrgut sein, welches Sie bzw. wir für Sie deklarieren müssen und für das Sie unter Umständen haften.
Übrigens: Bei Artikeln mit Lithium-Metall- (nicht wiederaufladbar) oder Lithium-Ionen-Batterien (wiederaufladbar – wie z.B. bei Powerbanks), Gassprühdosen, Alkohol, Parfüm, Wunderkerzen usw. handelt es sich um Gefahrgut. Selbst Tischtennisbälle sind Gefahrgut, da aus leicht entflammbarem Zelluloid. Gasfeuerzeuge werden in der Regel befüllt geliefert und zählen daher als Gefahrgut. Benzinfeuerzeuge werden dagegen meist unbefüllt geliefert, sodass diese nicht den Vorschriften für Gefahrgut unterliegen.
Wir sind kein Gefahrgut-Spezialist. Jedoch machen wir uns beim Transport meistens die Klein- und Kleinstmengenregeln zunutze, da sie für vereinfachte Transportbedingungen sorgen. Denn wenn Sie nur kleine Mengen gefährlicher Güter transportieren, brauchen Sie unter Umständen nicht alle Vorschriften der GGVSEB zu beachten (Freistellung nach SV 188).
Z.B.:
„Kleine“ Lithium-Batterien (d.h. ≤ 100 Wh bzw. 2 g Lithium) dürfen unter bestimmten Bedingungen ohne aufwändige Gefahrgut-Schulung vergeben werden. Dazu ein interessanter Link der IT-Recht-Kanzlei.
Außerdem sind unsere Mitarbeiter für die Lagerung und den Versand von Lithium-Batterien per Verkehrsträger Straße (ADR), Schiene (RID) und See (IMDG-Code) geschult.
Sie sind jedoch in der Pflicht uns auf einen eventuellen Gefahrgutcharakter Ihrer Produkte hinzuweisen, damit wir uns entsprechend darum kümmern können. In der HyBizz! ist eine Kennzeichnungsoption integriert.
Mehr zum Thema Gefahrgutversand auf der DHL Homepage.
